納期を守れない人が守るためにすべきこと(実作業編)

今回は前回の「打合せ編」に続き、実作業について考えていく。

初めの「打合せ編」はこちらより

→「納期を守れない人が守るためにすべきこと(打合せ編)」へ

最初にすべきこと

今回も前回と同様に5日後が納期とする。

当たり前だが、最初にすることは「スケジュールを決めること」

この当たり前のことが、意外と出来ていない。

「考えるより、始めた方が早い」

「考えなくても大丈夫」

など、意味不明な考え方で進めている人がいる。

これでは納期など間に合う訳がない。

次にスケジュールだが、「4日間」で計画すること。

この1~2割程度、短めに立てることが肝心です。

ひどい人になると、5日目の定時ギリギリで計画している。

もっとひどければ、残業を考慮して計画している。

これでは少しのイレギュラーも許されない。

間に合う方がおかしいと言えるぐらい、間違っている。

また毎日の時間配分だが、残業込みで計画している人がいる。

たとえ毎日残業していても、計画に入れてはいけない。

あくまで残業は、予定通り進まなかった時の余力と考える。

定時で間に合わない計画は、計画自体が間違っている。

この点は十分に注意したい。

またスケジュール作りに何時間も掛けてはいけない。

どんなに長くても、30分以内に作成できるスキルは身につけたい。

全体を一通り流してみる

スケジュールを作成した後、まずすべきことは一通り全てを眺めてみること。

人によればスケジュールで決めた項目ごとに、順番で終わらせようとする。

これは問題の始まり。

「同時作業は出来ないから、個別作業は正しい」

このように言う人がいるが、これは問題点を先伸ばししている。

まず必要なのは、依頼主に確認が必要な項目をピックアップすること。

聞いている時には分かった気になっても、実際の作業を始めると分からないことは多い。

そのため、少しでも作業をすると質問項目が多数発生する。

それを初日にまとめて、依頼主に連絡する。

簡単に返事をもらえることもあれば、数日を要することもある。

そのため初日もしくは出来るだけ早く連絡することが好ましい。

順番に進めていくと、最悪4日目に難しい確認項目が発生する。

それをその時、依頼主に確認していては納期に間に合うはずがない。

かなり悪い印象を与えるだろう。

逆に初日に連絡していれば、依頼主にとって「すぐ始めてくれている」と安心し、好印象に
なる。

そうなれば、その後の追加確認もやりやすくなる。

完成品の提出時期

実際の提出時期についてだが、5日後が納期の場合、5日後に完成品を出す人が多い。

これは問題が起こる可能性が高い。

「それの何が悪い!」

このように怒るでしょうか?

しかし思い出して下さい。

せっかく完成した作品が、大幅変更になったことはないですか?

多くの場合、依頼主は完成品をイメージ出来ていない。

そのため出てきた完成品に、不満を持つことがほとんどである。

もしくは意見を言いたいものである。

そのため発想を少し変えないといけない。

「納期前に未完成品を仮提出する」

この「打診する」仮提出が非常に大切である。

依頼主は未完成品でも十分意見が言える。

むしろ未完成品だからこそ、自分の意見を言いやすくなる。

未完成品を提出する目的は、相手の潜在的な意見を聞き出すため。

未完成品なら変更も被害が少なくて済みます。

この考え方は自分を助けます。

「その時、大きな変更があれば納期が間に合わない」

このように考える人もいる。

しかしこれは順番が間違っている。

納期というのは、あくまで依頼主と調整するもの。

相手が大きな変更要求をしてきたら、改めて納期の調整をすればいいのです。

「この変更なら予定の納期でもOK」

「この大変更なら、納期を2日遅らせる必要があります」

このように筋道の立った交渉は、相手にとっても不快ではないはず。

仕事は数値ではなく、相手有りきだということを覚えておきたい。

まとめ

仕事の依頼を受けると、多くの人が自分のことで手一杯になります。

しかし依頼主にも上司や、さらなる依頼主が存在します。

そのために変更はもちろん発生する。

依頼主内部での調整も、必ずしも完成品が必要な訳ではない。

必要なのは、「その時に確認出来るもの」。

仕事である以上、自分の完成品を目指すのではなく、相手に納得してもらえる作品を提出
したい。

最後まで読んで頂き、ありがとうございました。