納期を守れない人が守るためにすべきこと(打合せ編)

今回は「納期を守れない人が守るためにすべきこと」を考えていく。

私自身もなかなか納期を守ることが出来なかった。

しかし少し方法を変えたら、普通に守れるようになった経験を持つ。

その点を順番に紹介していきます。

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納期を守れないのは努力不足?

会社にいると納期を守れない人が多い。

しかしその人達を見ていると、決して能力が劣っている訳ではない。

努力もしている。

間に合わないと判断して、残業もしている。

それでも、いつも間に合わない人がいる。

そのため、更に努力と時間をかけようとする。

それでも間に合わない...

「何故だろうか?」

多くの人が初めに間違っている?

まず、毎日サボって最後に慌てている人は論外とする。

これは間に合わなくて当たり前。

そんな人には「最初から頑張れ!」としか言えない。

今回対象としているのは、最初から努力しても間に合わない人。

何故間に合わないか、最初に結論を書く。

「納期の決め方が間違っている!」

ほとんどがこれに尽きます。

「それでは解決になっていない!」と怒りますか?

しかし間に合わない人のほとんどは、本当に納期の決め方が間違っているのです。

例えば最初の打合せの時、次のようになっていないですか?

(客)「この仕事、何日ぐらいで出来そうですか?」

(自)「5日ぐらいかかります。」

(客)「それは厳しい。4日で出来ないですか?」

(自)「難しいです。やはり5日は欲しいです」

(客)「すみません。そこを何とかお願いします」

(自)「...分かりました。頑張ります」

仕事に対して真摯に取り組もうと考えている人にありがちな展開です。

私も若い頃、この展開にハマりました。

そして当然、間に合いません...

どこが問題でしょうか?

具体的な問題点

まず本当に5日で出来ますか?

作業日数を聞かれた時、多くの人が本当にかかる日数を答えてしまいます。

まるまる5日かかる仕事を、5日と言っている。

「これダメです」

もしかしたら風邪などで、1日休むかもしれない。

もしかしたら急な別件が入り、1日潰すかもしれない。

もしかしたら思ったよりも大変で6日かかるかもしれない。

また多くの場合、自分の能力を過信しています。

このように仕事にイレギュラーは付き物です。

「絶対に実日数で納期を決めてはいけません」

次に客先からの納期短縮について。

本当に4日後に必要かもしれないが、単純にこちらの希望から1日縮めただけかもしれない。

その要求はあくまで相手の希望であって、絶対にOKを出してはいけない。

あくまで5日は5日としなければいけない。(出来ればもっと長く)

「それでは客先に認めて貰えない」と反論しますか?

ここで少しテクニックを使います。

正直、上手く行けば4日で終わるかもしれません。

しかしそれは、約束できるものでもありません。

ですから私は、次のように言っていました。

「順調に進みましたら4日後に提出します。しかし約束は5日後にしてください」

このようにして含みを持たせて、納期の約束をします。

このような提案ですと、経験上ほとんどOKを貰えました。

そして全力で作業を行い、出来る限り4日後に提出します。

それが無理の場合、4日後に謝罪の連絡と現状の進捗を報告します。

そして5日後には正式に提出します。

またよくあるのが、仮で提出した資料にコメントが付き、修正依頼を受けます。

その場合、5日後にこだわらず6日後でもOKと良く言われる。

相手もチェック期間を考慮していますからね。

本当に4日後に必要だった訳では無いことがほとんどです。

この点は親しくなると、事前に確認出来るでしょう。

まとめ

繰り返しますが、一番大切なのは納期自体の調整です。

また納期は最初しか調整出来ません。

後で延長を依頼するほど、評価を落とすことはありません。

しかし最初なら、無理なものは無理が通じやすい。

ですから納期は実作業時間の最低でも1.2倍以上、要求して下さい。

そしてそれが通らない時には、途中で書いています2段階提出の希望を連絡します。

それでも無理なら、作業量を減らしてもらいましょう。

出来ないものを受けるよりは、よほど信頼出来ます。

納期を守れない人への最大の助言。

「厳しいものは無理と言いましょう!」

当たり前のこれが出来れば、ほとんどの納期は守れます。

今後は具体的な作業方法も書いていく予定です。

最後まで読んで頂き、ありがとうございました。

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