仕事の進め方の提案(複数作業)

ここでは仕事の進め方について、個人的な提案を書いていきます。

今回は、複数作業の同時進行についてです。

人は基本的に同時作業は出来ません。

しかし、いつも一つの仕事だけとはならず、複数の作業を持っているはずです。

それにつきまして、例を参考にしながら考えていきます。

2個の仕事、異なる納期

よくある悪いパターン

まず、2個の仕事を考えます。

それぞれ、約3日分の作業。

納期は3日後と6日後です。

「あれ、簡単すぎ」と思いましたか?

「初めに3日後が納期の仕事をして、その後に6日後の仕事をすればOK」と考えましたか?

「それ、間違いです」

問題が発生する可能性大です。

確かに計算では問題ありません。

しかし、予定通りに進むのですか?

他の仕事は入らないですか?

「予定が変わったら、その時対応すればいい」と考えていませんか?

そうやって、何度も納期を破っていませんか?

3日分の作業に残業は考慮していないですか?

私の知る限り、予定通りの仕事を安易に受ける人のほとんどが、納期を守れません。

そして、納期が迫ってきたら納期交渉を初めます。

「あなたはそんな担当者を信用しますか?」

少なくとも、私は信用しません。

その結果、「あの人に依頼する時は納期にサバを読む必要がある」などになります。

その結果、本来もらえるはずの納期すら短くなり、さらに納期遅れを繰り返す。

「最悪のパターンです」

改善した良いパターン

まず一番の問題は、3日分の作業なのに納期が3日後ということです。

これ余裕がなさすぎます。

絶対に必要なのが、納期延長の交渉です。

相手が3日後と言ったとしても、3日後に絶対に必要とは限りません。

「3日分の仕事だから3日後」と安易に言っている可能性もあります。

ですから自信をもって、最低でも2日伸ばして下さい。

問題なければ簡単にOKがもらえるでしょう。

もらえなくても安易に妥協しないで下さい。

一度決めた約束は絶対であり、後での納期交渉は印象を悪くします。

納期交渉は最初が肝心です。

それでもOKをもらえない場合は、第2案を提案します。

それは、「最悪でも5日後、順調に進めば3日後に提出します」。

このように2種類の可能性を示唆します。

あくまで3日後に提出できるように努力する。

しかし、順調にいかない可能性を考慮して5日後も可とする。

意外と相手はOKしてくれます。

そして実際に3日後に提出できれば、喜んで貰えます。

そして、これはもう一つの仕事の伏線です。

もう一つの仕事は6日後のため、納期交渉が出来ません。

これ以上伸ばすのは、理由が難しくなるからです。

また4日後から作業していたら、イレギュラーが起こった時、納期に間に合いません。

また確認が必要な項目が出た時に、相手と連絡がつかない可能性もありますので、さらに
難しくなります。

「ですから、納期が長い仕事も初日に作業して下さい」

「なぜ?」と思うかもしれませんが、絶対に必要です。

依頼者側としては、数日後に確認を求められると、「今まで放置された」と考えます。

実際に放置しているのですから、反論出来ません。

その上、納期に間に合わなかった場合、印象は最悪でしょう。

しかし、初日に数時間でも確認し質問すれば、「すぐ対応してくれた」と考えます。

そうすれば相手の回答が来るまでは、自然に放置出来ます。

しかし、「初日に数時間を確保するのは難しい」と考えるかもしれません。

その時間の確保方法について考えます。

まず、一つ目の仕事でも確認は必要だと思います。

その回答を待っている間に、次の仕事の時間を確保します。

質問しても相手からはすぐには返事は来ません。

そして、その間に作業を進めると無駄になる可能性もあります。

その時に一つ目の仕事を止めて、二つ目の仕事を進めるのです。

また、相手の返答が遅くなれば、3日後に間に合わないことも「相手の都合」として、多少の言い訳が出来ます。

そして何より大切なことは、初日に多少の残業を考慮してでも先に進めることです。

多くの人が勘違いしているのですが、納期と提出日は同じである必要はありません。

「早く提出してもいいのです」

もしくは、途中の状態で提出してもいいのです。

これは私がよくする方法ですが、2日後に70%ぐらいの状態で客先に提出します。

「途中ですが、何かあればコメント下さい」として、メールなどで連絡します。

「途中」と書いているので、ミスがあってもいいのです。

相手から指摘されれば、修正すればいいだけです。

その結果、3日後の納期が5日になってもいいのです。

意外と、相手はチェック期間を考慮しているので、事前に確認出来ば、安心して納期をくれることが多いです。

そして6日後の分も4日後に途中経過を連絡します。

そうすると、納期が10日になっても怒られないことがあります。

途中の連絡さえ欠かさなければ、納期は意外と自由になります。

もちろん仕事によって色々ですので、その都度確認してください。

なにより、依頼者が一番怖いのは「分からない」ことです。

いつ出てくるのか、どんなものが出てくるか分からない。

「これを解消するのが納期に関係なく、相手の印象を良くする最大の方法です」

最後まで読んで頂き、ありがとうございました。